Как проверить готовность площадки: подготовка и техническое оснащение.
Что нужно знать организатору при взаимодействии с площадкой? Какие данные нужно выяснить, чтобы правильно принять площадку? Давайте поговорим об этих важных моментах. Начнем с того, что площадка подбирается индивидуально под каждое организованное мероприятие. Значит вам нужно точно знать, что у вас будет происходить. Давайте разберем, что нужно узнать для организации крупного мероприятия.
Точный план помещения
Схема зала с обозначением всех проходов, проемов, перегородок, их размеров, точек подключения и их мощностью. У администратора площадки должна быть такая схема. А также постарайтесь познакомиться с главным электриком. Самая распрастраненная проблема размещения участников на выставках. Логистика является ключевым параметром в организации мероприятий, где участвует множество подрядчиков.
Сцена, оборудование, экраны.
Если на площадке имеется сцена, узнайте ее параметры: глубина, ширина, наличие лебедочного или автоматического механизма, размеры кулис, точки подключения и мощности. Какое имеется световое и звуковое оборудование, если такового нет - способы установки. Необходимо выяснить, могут ли вам дать доступ к световым и звуковым пультам, или же на площадке работает свой техник. Если на вашем мероприятии задействованы артисты с техническим райдером, посмотрите, подходит ли аппаратура под заявленные параметры. Если в зале есть экраны\плазмы, уточните, можно ли настроить их во всех залах, чтобы выдавали единую картинку. Узнайте пиксельный шаг экрана: 5 мм, 4 мм и 3 мм. Чем меньше шаг, тем четче изображение.
Монтаж\демонтаж
Необходимо узнать все требования площадки по монтажу и демонтажу, схемы проезда транспорта на территории, список документов для охраны или пропускных пунктов. Узнаем сроки готовности и подачи необходимых документов.
Организатору необходимо рассчитать время монтажа\демонтажа и обговорить с администратором площадки сроки и время, оплачиваемые ли они, сколько времени площадка дает на установку и сбор оборудования.
При четком планировании заездов, монтажа, демонтажа, при выполнении всех требований площадки, соблюдении графиков и сроков - ваше мероприятие не может пройти плохо.
Кейтеринг
Сейчас уже нельзя встретить мероприятие без кейтеринга. Поэтому вам необходимо определить помещение для расположения кейтеринга - БЭКА (помещение, где оформляется подача еды, устанавливается необходимое оборудование и располагается персонал кейтеринга). Но перед этим узнать, какая площадь, какие точки питания нужны кейтерингу.
Размещение артистов
Многие забывают про этот важный пункт. На любом мероприятии есть приглашенные гости, артисты или персонал (фотографы, техники и т.д.). Важно подготовить для них комнаты, где есть возможность оставить вещи, переодеться, подготовиться к работе. Для артистов лучше подготовить гримерку.
