Каждое новое мероприятие для организатора, как кубик Рубика - все понятно, все есть и вроде бы ничего нового, но сам процесс сборки захватывает с головой снова и снова.
С организацией выставок дело обстоит еще интереснее. Каждый раз - новые темы, новые продукты и технологии. Из чего же состоит организация выставки? Все умозаключения проверены на нашем личном опыте.
Организация выставок в Краснодаре
Выставка — это презентация достижений, продуктов, товаров или услуг в различных сферах нашей жизни. Плюсы хорошей выставки очевидны: привлечение новых клиентов и установка доверительных отношений с постоянными потребителями.
А также, Вы, как производитель, можете проанализировать конкурентоспособность вашей компании и провести анализ потребителей. Полезно, эффективно и качественно.
Еще не так давно, к выставкам относились как к официальным бизнес-мероприятиям, где не было места развлечениям и играм. Сейчас же все меняется - мы трансформируем стандартные выставки в новые форматы.
В чем главная проблема выставок на сегодняшний день? Потребители охватывают не всю выставку, а только некоторые позиции. Как это исправить - позвонить нам, и мы вам сделаем всё как надо!
Мы учитываем всю важность мероприятия и организовываем выставку, детально прорабатывая каждую стадию.
Стадии подготовки к выставке от команды АРТ Мафия
1. Тщательное планирование выставки.
- подбор помещения для выставки;
- определение примерного количества посетителей;
- время и место проведения выставки;
- тема и концепция выставки;
- подбор участников выставки;
- определение структуры и написание тайминга выставки;
- Привлечение клиентов;
Определив в начале пути эти пункты, у нас уже вырисовывается картина будущего события.
2. Составление сметы. Помещение, стенды, оборудование, реклама, SMM, дизайн, ведущие, подарки, расходные материалы, транспортные и сервисные расходы, проживание гостей или трансфер — это и многие другие моменты необходимо учесть в смете мероприятия. Одинаковых смет не бывает как и средней стоимости выставки. Все индивидуально и просчитывается для каждого клиента персонально.
3. Подбор участников для выставки. Выступающие на мероприятиях - лицо и настроение всего события. Надо подойти грамотно к выбору специалистов, выступающих для гостей. Подбирать по теме, по актуальности и профессионализму.
4. Подготовка раздаточного материала для гостей. Флаеры, визитки, буклеты и т.д. Подготовка печатной продукции занимает порядка месяца - сбор информации, составление макетов, печать и т.д. Уделите этому должное внимание.
5. Техническая организация выставки. В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования, сцены или подиума, экранов или телевизоров. Если выставка планируется в Краснодаре, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Forparty 23.
Как видите, подготовка трудоемкая, энергозатратная и требует определенной сноровки и опыта. Контроль всего происходящего тоже немаловажная часть. Контролировать исполнение и следование заранее составленному плану следует доверить отдельному человеку, который знает нюансы и имеет информацию о выставке. Это может быть как организатор, так и координатор.
Заключительные работы при организации выставки
Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в сборке экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка. Если вы решили сделать выставку и обратились к нам за организацией, вы получите полную уверенность, что ваше мероприятие пройдет так, как вам нужно. Уверенно, красиво и мастерски.
