Официальные встречи, конференции, семинары и тренинги можно встретить в любой отросли бизнеса от торговли и производства до сферы услуг и обслуживания. Организация конференций и семинаров становиться неотъемлемой частью бизнеса. Во многих компаниях уделяется большое внимание деловым мероприятиям - они стали своеобразной визитной карточкой. Следовательно подготовка и организация конференций должны проходить на высшем уровне.
Корпоративные деловые мероприятия, организация корпоративных мероприятий проводятся для развития бизнеса, улучшения коммуникации, укрепления отношений между партнерами, привлечения общественности, а также для обмена знаниями и опытом. Организация семинаров и проведение тренингов внутри компании и для клиентов – показатель успешной компании.
Для организаторов задача ставится сложная, но интересная и выполняемая. Идеальная логистика, точная координация, высокое качество предоставляемых услуг, правильно составленный и подробно прописанный сценарий - это только часть из обязанностей event-менеджера при подготовке семинара, конференции или тренинга.
Мы подготовили краткий список, который поможет вам при организации конференции или семинара:
Идея и концепция конференции
Что вы хотите донести до гостей? Зачем Вам именно это мероприятие? Какая главная цель события? Многие организаторы концентрируются на теме праздника, забывая о концепции и цели. По итогу заказчики получают неопределенное количество пришедших гостей, погруженных в тему, но бесцельно бродящих по площадке, не понимая зачем вообще сюда пришли. При правильной формулировке идеи, остальные моменты соберутся в единый пазл с легкостью. Например, главная цель семинара - привлечение новых клиентов, по средствам обучения.
Тематика конференции или семинара
Что будут делать гости? Какая атмосфера события? Что объединит пришедших людей? Тематика мероприятия может зависеть от философии компании или от вашей фантазии. Сейчас даже самые деловые конференции обозначены определенной темой. Это привлекает людей, мероприятие сразу приобретает изюминку. А если тему подпитать хорошей программой и грамотной организацией, ваши клиенты будут в восторге.
Площадка для проведения конференции
Про выбор площадки уже много было сказано в наших предыдущих статьях, но снова и снова хочется напомнить - выбирайте площадку, ориентируясь на количество гостей. Сейчас рынок предлагает большое количество площадок - от лофтов-фотостудий до огромных павильонов. Опять же, отталкивайтесь от темы и идеи мероприятия - первые вопросы которые вам задаст организатор площадки будут именно о самом мероприятии (какое, что вы хотите, для чего, и т.д.). За рекомендованным списком площадок можете обратиться к нашим ивент специалистам.
Техническое обеспечение деловых мероприятий
Специалисты всегда правильно и точно подберут вам необходимое оборудование и сделают схему расположения, учитывая все нюансы. Важно рассчитать нужное количество звукового и мультимедиа оборудования, отталкиваясь от площадки, количества гостей и программы, которую вы запланировали. Качественно организованная техническая часть является залогом успешного мероприятия.
Развлекательная часть на семинарах и конференциях
Сейчас зачастую можно встретить форумы, фестивали или конференции, которые состоят из двух блоков - официальная и развлекательная, особенно если ваше мероприятие будет проходить с утра и до вечера. Не бойтесь экспериментировать, удивляйте гостей и вы обязательно получите хорошие отзывы и довольных клиентов.
Зонирование на площадке
На больших площадках важно распределить зоны для удобства гостей, указать их на схеме, чтобы гости самостоятельно решали, в какой зоне и в какое время им нужно быть. Обычно, на деловых мероприятиях есть зона кейтеринга, зона конференции, выставочная зона и мастер-классы. Наполнение пространства напрямую зависит от темы и цели мероприятия. Правильно составить схему площадки Вам поможет организатор, приняв во внимание все важные аспекты.
Программа конференции
Представьте огромную конференцию, куда вы пригласили интересных спикеров с интересной информацией, подготовили активности для гостей, но не учли время работы кейтеринга и все дружно довольствуются угощениями и всего несколько заинтересованных слушают выступления. Представьте, что после долгой лекции следует еще одна, еще дольше и монотоннее. Представьте, что в начале делового мероприятия вы поставили выступление популярного спикера, а далее ваша программа уже не так интересна гостям и большая часть ушла. Неприятные моменты можно избежать при хорошем планировании программы и грамотном распределении важных составляющих. Также в программу иногда уместно создание тимбилдинга, конечно же в рамках мероприятия. Исходя из этого, доверьтесь организатору и расскажите об о всех спикерах, темах и локациях вашего мероприятия, чтобы получить профессионально составленную программу или сценарий.
